Institutssekretär 25 – 30 Stunden/Woche

Sind Sie mit Managementdienstleistungen, Verwaltung und Meetingmanagement vertraut? Haben Sie ein großes Service-Gen? 
Und möchten Sie Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen in einem neuen, unterhaltsamen und herausfordernden Umfeld, umgeben von netten Kollegen, einbringen? 
Also lesen Sie weiter!
Die Abteilung für Kultur- und Linguistik ist eine relativ neue, große Abteilung an der SDU, in der wir unsere ersten zwei Jahre damit verbracht haben, die Organisation aufzubauen und uns mit den grundlegenden Arbeitsabläufen vertraut zu machen.
Allerdings fehlt uns jetzt ein Kollege für unser Team, der der Abteilungsleitung dabei hilft, den Überblick über Besprechungen, Aufgabennachverfolgung und Lehrplanung zu behalten.
Du bekommst wichtige Aufgaben
Wir sind auf der Suche nach einem Kollegen, der sich sowohl für klassische Sekretariatsaufgaben als auch für speziellere Aufgaben rund um die Lehrplanung begeistert. 
Zu Ihren Aufgaben gehören:

Verwaltung der Lehrzeit unseres wissenschaftlichen Personals gemäß den geltenden Arbeitszeitstandards
Langfristige Planung der Lehrkapazitäten unserer vielfältigen Studiengänge in Zusammenarbeit mit unseren beiden stellvertretenden Fachbereichsleitern
Managementinformationen in Bezug auf die Lehre
Terminverwaltung und Betreuung unserer beiden stellvertretenden Institutsleiter
Hilfe bei der Durchführung von Meetings, der Bestellung von Catering und der Zimmerbuchung
Nachverfolgung verschiedener Managemententscheidungen
Aktuelle Verwaltungsaufgaben in Zusammenarbeit mit dem anderen Sekretariat (z. B. Durchführung von Veranstaltungen)

Die Aufgaben erfordern Sorgfalt, Übersicht und Systematik. Da wir ein großes Institut mit einer kleinen Leitungsgruppe sind, sind wir bei der Umsetzung von Entscheidungen und geplanten Maßnahmen stark auf administrative Unterstützung angewiesen. 
Wir sind darauf angewiesen, dass Sie nicht nur Ihre eigenen Aufgaben selbstständig lösen, sondern auch zur kontinuierlichen Verbesserung unserer gesamten Arbeitsprozesse beitragen. 
Im Gegenzug erhalten Sie großen Einfluss und die Möglichkeit, die Dinge bis vor die Tür zu verfolgen und die Ergebnisse Ihrer Bemühungen zu sehen. 
Wer bist du? 
Vielleicht haben Sie Erfahrung in der Studentenverwaltung oder im Management-Service? Vielleicht arbeiten Sie mit einer anderen Art von Verwaltung und möchten etwas Neues ausprobieren? Vielleicht haben Sie gerade Ihre Ausbildung zum Bürokaufmann abgeschlossen? Die Einstiegsmöglichkeiten in den Job können vielfältig sein, und wir müssen Sie gut kleiden, um die Aufgaben lösen zu können.
Entscheidend für uns sind Ihre Fähigkeiten, Ihre Arbeitseinstellung und Ihr Wille, gemeinsam unsere Aufgaben noch besser zu lösen. Sie sind – wie wir – ehrgeizig und möchten kontinuierlich zur Weiterentwicklung unserer Verwaltungsprozesse beitragen. 
Wir legen großen Wert auf Servicebereitschaft, Gründlichkeit und die Fähigkeit, sich in neue Systeme und IT-Tools einzuarbeiten. 
Da Sie über eine große Kontaktfläche verfügen, sollten Sie ein Gespür für gute Kommunikation mitbringen und vorzugsweise auf Englisch kommunizieren können (oder bereit sein, sich darin zu verbessern), da bei uns viele internationale Forscher beschäftigt sind. 
Was bieten wir an?
Wir sind 12 nette und kooperative Kollegen, die bereit sind, Sie auf Ihrem Weg zum nächsten Kapitel Ihrer Karriere gut zu unterstützen. Wir legen Wert auf ein sicheres und angenehmes Arbeitsumfeld mit kurzen Abständen zwischen Führungskräften und Mitarbeitern. Wir gehen gerne im Großen und Kleinen miteinander um, lernen aus unseren Fehlern und werden gemeinsam besser. Wir schätzen die Stärkung unserer Beziehungen durch das physische Treffen, möchten aber gleichzeitig Raum für individuelle Konzentration schaffen. Das bedeutet, dass wir auf Einzelbüros und die Möglichkeit eines festen Heimarbeitstages am Donnerstag Wert gelegt haben. 
Klingt das oben Genannte für Sie nach etwas? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Die Vorstellungsgespräche finden am Donnerstag, 24. April, statt. 
Wenn Sie Fragen zur Stelle haben, können Sie sich natürlich gerne an Sekretariatsleiter Stefan Knudsen wenden, [email protected] oder [phone removed] 
Der Fachbereich Kultur- und Sprachwissenschaften ist ein per 1. Januar 2023 neu gegründetes Institut der Philosophischen Fakultät mit ca. 250 Mitarbeiter, die in Zentren, Forschungsgruppen und einem gemeinsamen Sekretariat organisiert sind. Mehr über das Institut können Sie hier lesen.
Das Sekretariat des Instituts besteht aus 10 festangestellten Mitarbeitern und 2 studentischen Hilfskräften, die täglich versuchen, ihre Fähigkeiten in den Bereichen Finanzen, Personalwesen, Managementdienstleistungen, Lehrplanung und Durchführung von Veranstaltungen zu verbessern, damit wir gemeinsam die Forschung und Lehre des Instituts bestmöglich unterstützen können.
Voraussichtlicher Eintritt 1. Juni 2025 oder nach Vereinbarung. 
Die Beschäftigung erfolgt gemäß dem Tarifvertrag zwischen dem Finanzministerium und HK/STAT.
Der Bewerbung müssen ein Anschreiben, ein Lebenslauf und ein Diplom beiliegen. Alle Unterlagen im Zusammenhang mit der Bewerbung dürfen die CPR-Nummer nicht enthalten – in diesem Fall muss die CPR-Nummer durchgestrichen werden.
Jeder weiß es
Angehängte Dateien müssen im Adobe PDF-Format vorliegen.
Anschreiben und Lebenslauf dürfen max. 5 MB füllen. 
Eine Anleitung zur Bewerbung finden Sie hier.
Die Universität Süddänemark möchte die umliegende Gesellschaft widerspiegeln und ermutigt daher jeden, unabhängig von seinem persönlichen Hintergrund, sich für die Stelle zu bewerben.
Bewerbungsschluss 21. April 2025, 23.59 Uhr