Secrétaire de direction à l'Université des Sciences Appliquées de Copenhague

Êtes-vous prêt à faire partie d’une équipe de secrétariat dynamique et soudée qui joue un rôle clé dans l’organisation et la coordination des réunions et des activités des membres de notre conseil d’administration et de notre directeur ? Si vous êtes structuré, avez l'esprit d'équipe et avez le sens du détail, alors peut-être êtes-vous ce que nous recherchons. À l'Université des Sciences Appliquées de Copenhague (KP), notre vision stratégique est "qu'avec notre environnement, nous formerons des professionnels qui réussissent dans et avec la pratique". Le Secrétariat de gestion et de communication a un rôle absolument central dans la réalisation de cette ambition, et en tant que secrétaire de direction vous contribuerez donc à soutenir et à optimiser le travail du secrétariat afin que nous accompagnions au mieux l'ensemble du conseil d'administration. À propos du poste Vous serez impliqué en étroite collaboration avec vos quatre collègues de l'équipe de secrétariat ainsi qu'un consultant en gestion. L'accompagnement des membres du directoire est organisé avec un consultant et un secrétaire, qui forment ensemble un staff pour chaque membre du directoire. Votre tâche principale sera la gestion du calendrier par le doyen des nombreuses réunions et activités de la Faculté d'éducation et des sciences sociales. À cet égard, vous devez collaborer avec des collègues du département et de l'ensemble du KP ainsi qu'avec des partenaires externes, qui peuvent être des ministères, des municipalités, des organisations, des groupes de travail, des conseils et des commissions. Parmi vos autres tâches figurent la préparation du matériel de réunion pour les réunions hebdomadaires du doyen, la planification d'événements soit en interne chez KP, soit avec des partenaires externes, ainsi que la commande de transports et de restauration pour les réunions et l'inscription aux conférences/séminaires. Des tâches transversales seront également confiées au Secrétariat de gestion et de communication, telles que l'organisation pratique des bilans de formation, l'accompagnement des processus de recrutement et la mise à jour des organigrammes de KP. D'autres tâches comprennent la gestion des règlements de voyage, des honoraires et de la rémunération horaire, la comptabilité des factures, la journalisation ainsi que diverses tâches administratives ponctuelles telles que les tâches de relecture et la réponse à la boîte aux lettres principale de KP. À propos de vous Vous avez une formation pertinente telle que par ex. bachelier professionnel en administration publique, formation en bureautique et/ou expérience en secrétariat d'un conseil d'administration. De plus, nous imaginons que vous : avez une expérience de travail dans une grande organisation dirigée politiquement et de préférence dans le secteur de l'éducation avez une solide expérience avec le package Office êtes fort en langue et grammaire danoises et à l'aise avec l'anglais écrit et parlé avez une expérience avec les systèmes administratifs informatiques tels que RejsUd, Statens Digitale Indkøb (SDI), Emply et autres. - alternativement, que vous savez vous familiariser avec les nouveaux systèmes administratifs informatiques. En ce qui concerne vos compétences personnelles, nous insistons particulièrement sur le fait que vous : êtes un maître en organisation, avec un sens aigu de la qualité et une fierté de garder les choses sous contrôle, gardez une vue d'ensemble et un travail concentré, même lorsque les délais sont courts et les perturbations nombreuses, avez le sens du service et rencontrez vos collègues et partenaires avec ouverture, flexibilité et approche orientée solutions, travaillez de manière indépendante et êtes proactif et proactif. Votre milieu de travail En tant qu'employé du Secrétariat de gestion et des communications, vous ferez partie d'une communauté de travail engagée. Nos tâches les plus importantes sont les suivantes : assurer un service efficace du directeur, du conseil d'administration et du conseil d'administration de KP ; coordonner le développement et le suivi de la stratégie et organiser une communication interne et externe fiable en tenant compte des groupes cibles, par exemple : en vue de recruter pour les cours, contribuer au développement de la gestion et de l'organisation et y compris le développement de la qualité des cours, soutenir la mise en œuvre des décisions et un suivi flexible, contribuer à ce que KP se distingue à l'extérieur et avoir une coopération inclusive entre les étudiants, les employés et les gestionnaires en interne. Nous sommes 36 salariés dans l'ensemble du Secrétariat de Gestion et de Communication répartis en une cellule de communication de 17 salariés, une cellule qualité et analyse de quatre salariés et une cellule de consultants et secrétaires de 15 salariés. Vous ferez partie d'une communauté de bureau avec les quatre autres secrétaires de direction. Vous rapportez au chef du secrétariat. Salaire et conditions d'emploi Vous serez employé en tant que secrétaire de direction à partir du 1er juin 2025. La durée du travail est de 37 heures par semaine. L'emploi a lieu conformément à l'accord organisationnel entre HK/État et le ministère des Finances et à la convention collective OAO. Il y aura la possibilité de négocier des suppléments en fonction des qualifications. Le lieu de travail est fondamentalement Huml
etorvet 3, 1799, København V. Voulez-vous en savoir plus ? À l'Université des Sciences Appliquées de Copenhague, nous formons les étudiants à une vie professionnelle significative, où ils rencontrent d'autres personnes et font une différence concrète pour eux. Nous considérons comme notre tâche la plus importante et notre vision stratégique que nous formions, avec le monde qui nous entoure, des professionnels qui réussissent dans et avec la pratique. Apprenez-en davantage sur l'Université des sciences appliquées de Copenhague et notre stratégie sur [link removed] et sur KP en tant que lieu de travail sur notre page carrière. Pour plus d'informations sur le poste, vous êtes invités à contacter la chef du secrétariat Merete Ruager au tél.: [phone removed]​​. Intéressé? Envoyez votre candidature et votre CV via le bouton candidat au plus tard le [phone removed]. Nous prévoyons d'organiser des entretiens au cours des semaines 15 et 17. L'Université des sciences appliquées de Copenhague ne fait pas de distinction entre le sexe, l'âge, l'origine ethnique ou autre, mais uniquement la compétence et le talent. Nous essayons de minimiser les préjugés dans le processus de recrutement et vous encourageons donc à ne pas joindre de photo de profil dans votre CV/candidature._______________________________________________________________________________________________ L'Université des Sciences Appliquées de Copenhague compte plus de 20 000 étudiants et env. 1 800 employés, l'un des plus grands établissements d'enseignement supérieur du Danemark. À l'Université des Sciences Appliquées de Copenhague, nous formons des pédagogues, des infirmières, des enseignants, des travailleurs sociaux, des physiothérapeutes, des sages-femmes et bien d'autres encore. En collaboration avec nos partenaires, nous établirons de nouvelles normes en matière de formation professionnelle, de recherche, de développement et de formation continue et continue au sein des écoles et de la pédagogie, de la santé et du bien-être, de la gestion et de l'administration.