Schulsekretär für Skovkildeskolerne

Da die Fachabteilungen der Schule wachsen, schreiben wir diese neue Teilzeitstelle aus.
Wenn Sie unsere administrativen Abläufe mitgestalten möchten, sowohl in der Sekretariatsfunktion Ihren Stempel aufdrücken als auch im Alltag eine sichtbare Rolle spielen möchten, dann sind Sie zusammen mit Annette genau das Richtige für uns in unserem Front Office.
Über Skovkildeskolerne
Skovkildeskolerne besteht aus mehreren Sonderschulabteilungen in der Gemeinde Faxe; Birkeskolen und Egeskolen in Haslev und ab August auch Pileskolen in Førslev.
Skovkildeskolerne ist das unabhängige Angebot der Gemeinde Faxe für Grundschüler, die ein stark strukturiertes und pädagogisch ausgerichtetes Unterrichtsangebot benötigen. Die Schüler werden daher in einer der Spezialabteilungen von Skovkildeskoler durchsucht.
Jeder Klasse werden sowohl Lehrer als auch Klassenpädagogen mit besonderen Fähigkeiten zugeteilt. Lehrer und Pädagogen arbeiten in interdisziplinären Selbstverwaltungsteams eng zusammen. Darüber hinaus besteht eine enge Zusammenarbeit mit Familienberatern, Psychologen, Ergo-/Physiotherapeuten und Logopäden sowie Case Managern.
Das Leitungsteam besteht aus 2 Abteilungsleitern, 1 stellvertretenden Schulleiter und 1 Schulleiter, mit denen Sie eng zusammenarbeiten. Die Verwaltung besteht aus 1 Vollzeit-Sekretärin, 1 Teilzeit-Finanzmanagerin und vielleicht Ihnen als neuem Partner. Die Schule wächst und hat derzeit 120 Schüler und 52 Mitarbeiter, verteilt auf die Abteilungen.
Skovkildeskolerne braucht noch eine Schulsekretärin

Verfügt über eine kaufmännische Ausbildung oder eine andere einschlägige Ausbildung und vorzugsweise über mehrjährige Erfahrung in der Verwaltung im schulischen Bereich.
Ist serviceorientiert und begegnet Herausforderungen mit Energie, Engagement und guter Laune.
Arbeitet strukturiert, proaktiv und übernimmt Verantwortung.
Verfügt über einen guten Umgang mit IT-Systemen und ist gut darin, sich mit unbekannten Programmen vertraut zu machen.
Hat Erfahrung mit dem administrativen Teil der Abschlussprüfungen.
Schätzt gute Beziehungen und wirkt im Umgang mit der Außenwelt einladend.
Ist anpassungsfähig und lebt von Vielseitigkeit und Unvorhersehbarkeit – und kann bei Unterbrechungen im Arbeitsalltag agieren.
Arbeitet professionell und lösungsorientiert mit Kollegen, Eltern und anderen Partnern zusammen.
Ist sowohl mündlich als auch schriftlich klar und gut artikuliert.
Genießt es, das Büro mit seiner Sekretärin zu teilen, verbringt aber auch Zeit allein im Büro, da Skovkildeskolerne über zwei Kassen verfügt (daher ist ein eigenes Auto für den Job eine Notwendigkeit).

Zu den Sekretariatsaufgaben gehören unter anderem folgende Aufgaben, die Sie in der Verwaltung je nach Kompetenzen und Arbeitswünschen untereinander aufteilen

Administrative Arbeiten im Office-Paket, TEA, KMD, SBSYS, AULA, Subit + ggf. kommenden Programmen.
Meldung von Feiertagen, Betreuungstagen etc. und Erstellung der Gehaltszusammensetzung sowie weiterer HR-Verwaltungsaufgaben (in Zusammenarbeit mit der Schulleitung)
Buchhaltung in KMD Opus.
Journalisieren in SBSYS.
Front-Office-Service – hauptsächlich Personal (da Schüler und Eltern am häufigsten über das pädagogische Personal unterstützt werden)
Telefonservice.
Einkauf und Wareneingang.
Aufgaben für zwei Register; Haslev und Førslev – wo Sie gemeinsam eine gute Verteilung bilden (z. B. wenn Sie zusammen sind/ein Büro teilen und wenn Sie jeweils an unterschiedlichen Grundbüchern arbeiten).
Sonstige Ad-hoc-Büroarbeiten – wie Fahr-/Busbuchungen, Bearbeitung vertraulicher personenbezogener Post per E-Mail, schülerbezogene Aufgaben, Datenlieferungen an die Schulleitung aus den Programmen der Schule usw.

Wir bieten

Eine kleinere Schulumgebung, in der der Umgang locker, humorvoll und nett ist.
Gute Möglichkeiten zur Beteiligung an Verwaltungsentscheidungen, bei denen wir auf Ihre Erfahrungen und Ideen hören.
Gute und hilfsbereite Kollegen, die wollen, dass Sie Ihre Aufgaben erfolgreich erledigen.
Eine enge Gemeinschaft im Alltag.
Gemeinsame Entwicklung von Sparringsforen mit anderen Schulsekretären in der Gemeinde.
Eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit klaren und klaren Erwartungen aneinander und an die Aufgaben.

Wir helfen uns gegenseitig dabei, sinnvolle Lösungen zu finden, was gute Kooperationsfähigkeiten und eine hohe Arbeitsmoral voraussetzt.
Wir arbeiten zusammen und unterstützen uns gegenseitig und tragen gemeinsam die Verantwortung für die Steigerung der Professionalität des anderen – das bedeutet unter anderem, dass wir Fragen zu unserer eigenen und der Praxis des anderen stellen und gemeinsam neugierig staunen.

Skovkildeskolerne unterstützt daher den Bedarf an kontinuierlicher Kompetenzentwicklung.

 
Beschäftigungsbedingungen
Bei der Stelle handelt es sich um eine Teilzeitstelle im Ausmaß von 30 Stunden/Woche – mit der Möglichkeit einer weiteren Stundenverkürzung auf eigenen Wunsch.

Die Verteilung von Besprechungszeiten, Arbeitstagen usw. kann sowohl flexibel als auch fest erfolgen. Es wird zwischen Ihnen im Sekretariatsteam vereinbart.

Wir folgen dem Schuljahr und organisieren die Arbeit sehr flexibel mit durchschnittlich 32 Wochenstunden über 42 Wochen – da das Büro in der Regel geschlossen ist
Während der meisten Schulferien ist die Schule geschlossen, weshalb sich die Verwaltung auch hier frei nimmt.
Beitritt und Arbeitszeiten
Die Stelle wird mit Anstellung zum 1. Juni 2025 übernommen.

Bewerbungsschluss
Wir erhalten Ihre Bewerbung und Ihren Lebenslauf – vorzugsweise mit Kopien der Ausbildungsunterlagen – bis spätestens Montag, 21. April 2025.

Wenn Sie zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden, hören Sie am Dienstag, den 22. April 2025, von der Schule.

Datum, Uhrzeit und Ort der Vorstellungsgespräche
Die Vorstellungsgespräche führen wir am Donnerstag, 24. April 2025, zwischen 14.30 und 17.00 Uhr an der Adresse durch; Sofiendalsvej 42A, 4690 Haslev (da unsere Abteilung in Haslev das Register mit der Sofiendalskolen teilt).

Möchten Sie mehr über den Job erfahren?
Für weitere Informationen kontaktieren Sie bitte die Schule – entweder Schulsekretärin Annette Andersen unter der Telefonnummer [phone removed] oder Schulleiterin Tinella Svarrer unter der Telefonnummer [phone removed].
* Weitere Informationen über Faxe Kommune finden Sie unter [link removed]

Gehalt und Anstellungsbedingungen gemäß dem jeweils gültigen Tarifvertrag. Das Gehaltsniveau entspricht Ihren Qualifikationen.
Ein Kinderzeugnis und ein Strafregisterauszug ohne besorgniserregende Bemerkungen sind Voraussetzung für eine Anstellung.